Appearance
預訂服務
真實畫面示意
本頁用途
預訂服務 用來管理尚未正式入住前的預訂個案。可在這裡：
- 建立新的入住預訂
- 查閱目前有哪些個案
預訂中、已入住、已取消 - 記錄與追蹤訂金
- 從既有預訂進一步辦理入住、取消預訂或查看收據
對初接觸系統人士來說，可以把本頁理解成「正式入住前的候補與預留管理頁」。
進入路徑
從左側 Menu 進入：
院舍管理 > 預訂服務
進入後預設通常會停在 預訂列表。初次使用時，建議先看列表和統計卡，不要一開始就按 新增預訂 或 收款。先確認是否已經有同一位人士的預訂記錄，避免重複建檔。
何時使用
- 家屬或個案來電 / 面談詢問入住，需要先建立預訂資料時
- 想查看哪些預訂尚未入住、哪些已完成入住、哪些已取消時
- 想確認某筆預訂是否已收訂金、是否需要跟進收款時
- 想從既有預訂轉成正式入住時
- 預訂取消、改期或需補充備註時
以下情況通常不會只停留在本頁：
- 已經正式入住後的日常照護與醫療處理
- 需要完整管理院友現有資料時
- 想直接查看目前床位分布時
主要區塊與欄位
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
主要區塊與欄位相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
1. 頁面上方分頁
在 預訂服務 頁面上方，會看到：
預訂列表訂金收支總覽
如果需要處理個案本身，通常停留在 預訂列表。 如果需要集中核對訂金流入 / 流出，再切到 訂金收支總覽。
2. 統計卡
頁面上方會先顯示幾張統計卡，例如：
總預訂預訂中已入住已取消
這些卡片讓使用者先快速掌握目前整體狀況，適合主管或櫃台同事在開始處理前先看一次。
3. 篩選區
頁面中段有多種篩選工具，可用來快速縮小範圍：
- 搜尋欄：可輸入
姓名、預訂編號或電話 預訂狀態訂金狀態- 日期範圍
情況分類
若已套用條件，系統也會提供 清除篩選。
4. 預訂列表表格
表格中常見欄位包括：
預訂編號姓名聯絡人預計入住預約床位入住床位訂金金額收款日期訂金狀態預訂狀態
列表會依 情況分類 分組顯示，因此看到的不只是單純清單，而是已依目前情況分段整理的預訂資料。
5. 點擊列資料與操作按鈕
在實際頁面中，有兩種常見操作方式：
- 點擊整列預訂資料：進入該筆預訂的
查看模式 - 點擊每列右側操作按鈕：打開更多動作選單
依預訂狀態不同，常見動作包括：
編輯/查看辦理入住取消預訂收款收據
也就是說，這一頁除了看列表，也是一個進入後續處理的工作入口。
6. 新增預訂 表單
點擊 新增預訂 後，會進入完整表單頁。實際表單分為幾個區塊：
基本資料
姓氏 *名字 *英文姓氏英文名字性別 *出生日期身份證號碼LDS 編號聯絡人姓名聯絡人電話
預訂資訊
預計入住日期 *服務類型護理級別預留床位轉介來源
其中 預留床位 會從可用床位清單中選擇，畫面也會提示：實際入住時將只能選擇空置床位。
訂金
訂金金額
若該筆預訂後續已收款，頁面還會顯示：
收取日期轉入按金退還訂金院舍收入
備註
其他備註事項...
7. 預訂詳情 / 查看模式
當使用者從列表點開既有預訂時，系統會進入 查看模式 或 編輯模式。
在查看模式中，頁面會提示：
目前為查看模式。按上方「編輯預訂」即可修改資料。
在編輯中的右側區塊，還會顯示：
預訂摘要預訂編號預訂狀態預計入住
若預訂尚未確認，常見還會看到：
確認預訂（無需收訂金）收取訂金後確認
若為已建立個案，也可能看到：
列印確認書
這些都屬於同一筆預訂的後續處理流程。
Button / Dropdown / Row 逐項說明
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
Button / Dropdown / Row 逐項說明相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
重新整理按鈕
位置：頁面右上角。
用途：重新載入最新預訂列表。當其他同事剛新增、取消或辦理入住後，可先按重新整理，避免根據舊資料處理。
新增預訂
位置：頁面右上角。
用途：建立新的預訂個案。按下後會進入或打開 新增預訂 表單。
按下前請先做兩件事：
- 先以搜尋欄查姓名、電話或預訂編號，確認不是重複個案。
- 確認使用者手上已有最少必填資料，例如姓名、性別、預計入住日期。
預訂列表
用途：查看與處理每一筆預訂。這是日常工作主頁。
常見任務包括：
- 搜尋某位預訂人士。
- 查看預訂狀態。
- 查看訂金狀態。
- 開啟單筆預訂詳情。
- 對單筆預訂執行收款、收據、辦理入住或取消等操作。
訂金收支總覽
用途：切到訂金流水頁。若使用者的工作重點是「核對錢」，不是「修改預訂個案」，應切到這個分頁。
搜尋欄
可輸入：
- 預訂人姓名
- 預訂編號
- 聯絡電話
搜尋不到時，請先清除其他篩選條件，例如 預訂狀態、訂金狀態、日期和 情況分類。
預訂狀態
圖中位置參考：請對照此截圖查看
預訂狀態下拉內的全部狀態、待確認、預訂中、已入住、已取消與已過期等選項。
用途：按預訂流程狀態篩選列表。常見狀態包括：
預訂中已入住已取消
新用戶判斷方式：
預訂中：仍未正式入住，可能需要跟進訂金或入住安排。已入住：已轉成正式入住個案，通常不再用一般預訂流程修改。已取消：預訂已終止，通常只作查閱或收據 / 金流核對。
訂金狀態
用途：按訂金付款情況篩選。常見狀態包括：
未付款已付款已退款已轉按金已轉院舍收入
訂金狀態不是預訂狀態。即使預訂仍存在，也可能未付款；即使已入住，也可能需要核對訂金是否已轉按金。
日期篩選
用途：按預計入住日期或相關日期範圍縮小列表。若目前正在跟進某一週或某一月的入住安排，先以日期篩選可以減少誤操作。
情況分類
用途：按系統整理好的情況分組查看，例如已入住、未付款、待跟進等。這適合主管或櫃台同事快速判斷哪些個案需要下一步。
點擊整列預訂資料
用途：打開該筆預訂的查看頁或詳情頁。
點擊後請先看頁面是否顯示 查看模式。如果是查看模式，代表目前只是在查看，不會立即改資料。需要修改時才按 編輯預訂。
收款
用途：為未付款或需要收訂金的預訂登記收款。
按下前要核對：
- 預訂編號
- 預訂人姓名
- 訂金金額
- 收款日期
- 付款方式
WARNING
收款 屬於金額紀錄動作。正式操作前請按院內財務流程核對付款已實際收到、金額正確，並確認負責同事有權限處理。
收據
用途：查看或列印已收款的訂金收據。
按下後應核對：
- 預訂編號
- 預訂人姓名
- 訂金金額
- 收取日期
- 收據內容是否與付款紀錄一致
... 更多操作
每列右側可能有 ... 更多操作。依預訂狀態不同，可能顯示：
查看編輯辦理入住取消預訂- 其他與該筆狀態相關的操作
新用戶要記住：... 不是單一固定功能，它會按資料狀態改變。打開後先閱讀選單，不要直接按第一個項目。
新增預訂 表單詳解
圖中位置參考：請對照此截圖查看
新增預訂表單中的基本資料、預訂資訊、訂金、備註與創建預訂按鈕。
基本資料
這一區用來記錄預訂人士身份。必填欄位通常包括：
姓氏 *名字 *性別 *
其他欄位如英文姓名、出生日期、身份證號碼、LDS 編號，可按院內資料完整度補充。
聯絡資料
常見欄位：
聯絡人姓名聯絡人電話
這些資料會影響後續通知、收款、取消或入住安排，建議能填就填。
預訂資訊
常見欄位：
預計入住日期 *服務類型護理級別預留床位轉介來源
預留床位 不等於正式入住。它只是先記錄預留意向，正式入住時仍要確認床位是否可用。
訂金
常見欄位：
訂金金額
若輸入訂金金額，後續就可能需要在列表或訂金頁執行 收款。不要把金額欄當成備註使用。
備註
用來補充不適合放在固定欄位的資訊，例如家屬特別要求、預計改期原因、跟進備註。
查看 / 編輯 / 確認 / 取消的狀態分支
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
查看 / 編輯 / 確認 / 取消的狀態分支相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
| 看到的狀態或按鈕 | 代表意思 | 下一步 |
|---|---|---|
查看模式 | 目前只可查看資料 | 如需修改，按 編輯預訂 |
編輯預訂 | 可以修改該筆預訂資料 | 修改後按 保存更改 |
確認預訂（無需收訂金） | 預訂可不經收訂金直接確認 | 只在院內流程允許時使用 |
收取訂金後確認 | 需先完成訂金收款才確認 | 先核對金額和付款方式 |
辦理入住 | 將預訂轉入正式入住流程 | 先確認床位、服務類型與身份資料 |
取消預訂 | 終止該筆預訂 | 先確認是否涉及退款或訂金轉收入 |
列印確認書 | 產生預訂確認文件 | 列印前核對姓名、床位、日期與金額 |
標準操作步驟
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
標準操作步驟相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
情境一：先查看目前預訂總覽
- 進入
預訂服務。 - 先查看上方統計卡，了解目前
總預訂、預訂中、已入住、已取消的數量。 - 如要找特定人，先在搜尋欄輸入姓名、預訂編號或電話。
- 如要只看特定類型資料，再使用
預訂狀態、訂金狀態、日期或情況分類篩選。 - 從列表中確認需要處理的那一筆預訂。
情境二：新增一筆預訂
- 在
預訂服務頁面點擊新增預訂。 - 在
基本資料區塊輸入姓氏、名字、性別等必要資料。 - 如已掌握聯絡方式，補上
聯絡人姓名與聯絡人電話。 - 在
預訂資訊區塊填寫預計入住日期。 - 按實際情況選擇
服務類型、護理級別。 - 若院方已決定先預留床位，可在
預留床位中選擇床位；若尚未決定，可保留為不預留。 - 如有需要，填寫
訂金金額與其他備註事項。 - 完成必填欄位後，點擊
創建預訂。
情境三：建立預訂後決定下一步
- 建立預訂成功後，先核對畫面上的
預留房/床、訂金、預計入住日期摘要。 - 若這筆預訂可直接成立，點擊
確認預訂。 - 若需要先收訂金再確認，點擊
收取訂金或後續的收取訂金後確認。 - 若要交給家屬或內部流程簽署，點擊
列印確認書。
情境四：查看或編輯既有預訂
- 回到
預訂列表。 - 找到要處理的預訂。
- 直接點擊該列資料，進入
查看模式。 - 若使用者有修改權限，可再點擊上方
編輯預訂進入編輯模式。 - 修改後點擊
保存更改。
情境五：從列表對單筆預訂做後續處理
- 在預訂列表找到目標個案。
- 先確認
預訂狀態與訂金狀態。 - 若尚未收訂金且該筆需要收款，可使用
收款。 - 若已收款，可使用
收據查看或列印相關收據。 - 若該筆狀態為可處理入住，使用
辦理入住。 - 若該筆不再繼續，使用
取消預訂。
情境六：取消預訂
WARNING
取消預訂 會終止該筆入住前個案，並可能影響預留床位、訂金退款、訂金轉為院舍收入或後續收據紀錄。正式取消前，請先核對預訂編號、姓名、訂金狀態、取消原因，以及院內是否已批准相關金額處理。
- 在列表中找到要取消的預訂。
- 打開該列的操作選單。
- 點擊
取消預訂。 - 依畫面要求填寫取消原因與相關資料。
- 完成後確認該筆狀態已更新為
已取消。
常見情境
我只想知道這個人有沒有預訂，應該怎樣查？
直接在搜尋欄輸入：
- 姓名
- 預訂編號
- 聯絡電話
通常就能快速找到對應記錄。
點擊列表的一列後會發生什麼？
點擊整列預訂資料，系統會打開該筆預訂的 查看模式。如需後續改資料，再點 編輯預訂 即可。
什麼時候用 收款，什麼時候用 收據？
收款：這筆預訂已設定訂金，但尚未完成收款收據：這筆預訂已收款，需要查看或列印相關收據
預留床位 是不是等於已正式入住？
不是。預留床位 只是表示這筆預訂先保留了某張床，並不代表個案已完成正式入住。
為什麼有些預訂只能查看，不能直接編輯？
依狀態不同，某些已入住或已取消的預訂，系統可能只允許查看，不再提供一般編輯流程。
注意事項
- 建立預訂時，請先確認不是重複個案，避免同一人建立多筆重複預訂。
預留床位不代表已入住，正式入住仍要經過入住流程。- 訂金、取消、退款或轉入按金等操作屬於重要金額紀錄，處理前應再核對。
- 若只是查看未來入住安排，可留在此頁；若要處理正式入住後資料，應進入對應院友或院舍流程。
- 預訂狀態要即時更新，否則同事容易根據過期資料對外溝通。
TIP
對初接觸系統人士來說，最實用的順序是：先在 預訂列表 查有沒有現成個案，再決定是 新增預訂、查看 / 編輯、收款，還是 辦理入住。這樣最不容易重複建立資料。