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院舍管理
院舍管理 主要處理床位、房間、區域、入住前預訂、預訂訂金與床位分類設定，是現場管理、床位調度與入住前流程的重要入口。
真實畫面示意
這張圖以 床位管理 作為院舍管理的代表畫面。其他子頁會各自提供對應截圖與操作說明。
內頁導覽
第一次使用時，應該先去哪一頁？
院舍管理 底下的頁面分工很清楚。新用戶最容易混淆的是：「床位」、「房間」、「預訂」和「訂金」到底應該在哪裡處理。
| 需要做的事 | 應該進入 | 原因 |
|---|---|---|
| 看目前哪張床有人、哪張床空置 | 床位管理 | 這是日常查看床位狀態的主頁 |
| 找某位院友住在哪個房間 / 床位 | 床位管理 | 可用搜尋欄找姓名、院友編號、房號或床位編號 |
| 建立樓層、房間、床位結構 | 床位區域管理 | 這裡負責定義空間結構，不是日常查人頁 |
| 新入住前先建立預訂個案 | 預訂服務 | 預訂未必等於正式入住，先在這裡管理候補與預留 |
| 核對預訂訂金是否已收、已退或已轉按金 | 訂金收支總覽 | 這裡是訂金流水與對帳頁 |
新增或整理床位類別，例如 資助、私位 | 院舍管理設定 | 這裡先定義分類，之後其他頁面才有選項可用 |
Menu Item 逐項說明
床位管理
用來查看現有床位狀態。畫面會按服務類型、樓層、房間顯示床位卡片。新用戶可以把它當成「院舍床位地圖」。
常見會用到：
列印報告：列印目前床位分布或床位狀態報告。區域管理：快速前往床位區域管理，處理樓層、房間、床位結構。- 重新整理按鈕：重新載入最新床位狀態。
快速入住：只會出現在空床上，用來開始入住流程。
床位區域管理
用來維護院舍空間架構。本頁通常由管理員或有設定權限的人使用。
常見會用到：
樓層/區域：建立或修改樓層、翼、區域。房間：建立或修改房間，並指定房間屬於哪個區域。床位：建立或修改床位，並指定所屬房間與床位類別。新增...：建立新區域、房間或床位。- 編輯圖示：修改既有資料。
- 刪除圖示：刪除未被使用的結構資料；若仍有下層資料或入住關聯，通常不能刪除。
預訂服務
用來處理正式入住前的預訂個案。它不是院友正式資料的全部管理頁，而是「入住前」的工作台。
常見會用到：
新增預訂：建立新的預訂個案。預訂狀態：篩選預訂中、已入住、已取消等資料。訂金狀態：篩選未付款、已付款、已退款等資料。收款：為需要收訂金的預訂完成收款紀錄。收據：查看或列印已收款記錄。...更多操作：依狀態顯示查看、編輯、辦理入住或取消預訂等動作。
訂金收支總覽
用來集中看預訂訂金的金流。新用戶要記住：本頁重點是「錢的狀態」，不是建立預訂資料。
常見會用到：
全部狀態：按訂金狀態篩選。- 日期篩選：限制交易期間。
匯出：匯出目前篩選後的流水。收款：處理仍未付款的訂金。收據：查看已完成收款的收據。
院舍管理設定
目前主要用來維護 床位類別。這些分類會影響床位建立、床位顯示與部分統計。
常見會用到：
- 重新整理按鈕：重新載入床位類別清單。
重設為預設：高影響操作，會把類別回復到系統預設；正式環境不要隨意點。- 搜尋欄：快速找類別名稱或代碼。
新增床位類別：建立新的床位分類。- 編輯圖示：修改名稱或英文名稱。
- 刪除圖示：刪除未被床位使用的類別。
常見任務路線
任務一：只想知道某位院友住在哪裡
- 進入
院舍管理 > 床位管理。 - 先確認服務類型正確，例如
安老院舍。 - 用搜尋欄輸入院友姓名、院友編號、房號或床位編號。
- 從床位卡確認房間、床號與院友狀態。
- 如要處理個人資料，再點擊該床位進入
個人管理，或轉到 院友管理。
任務二：新院舍第一次建床位資料
- 先到
院舍管理設定建立或確認床位類別，例如資助、私位。 - 到
床位區域管理 > 樓層/區域建立樓層或區域。 - 到
床位區域管理 > 房間建立房間，並指定所屬區域。 - 到
床位區域管理 > 床位建立每張床，並指定房間與床位類別。 - 回到
床位管理抽查畫面是否按正確樓層、房間與床位顯示。
任務三：有新入住查詢，但未正式入住
- 先進入
預訂服務。 - 用搜尋欄確認是否已有同一人的預訂，避免重複建立。
- 如沒有既有資料，點擊
新增預訂建立預訂個案。 - 如需要收訂金，按院內流程使用
收款。 - 到正式入住前，持續用
預訂狀態與訂金狀態跟進。
任務四：每日或每週核對預訂訂金
- 進入
訂金收支總覽。 - 先看
總流入、總流出、淨結餘、待收數、已收款。 - 用
全部狀態或日期篩選縮小範圍。 - 對
未付款的個案跟進收款。 - 對
已付款、已退款、已轉按金或院舍收入的個案核對收據與備註。
任務五：看到床位類別不清楚或不夠用
- 先到
院舍管理設定。 - 用搜尋欄確認是否已有相似類別。
- 如只是名稱不清楚，使用編輯圖示修改名稱或英文名稱。
- 如確定需要新分類，點擊
新增床位類別。 - 新增後回到
床位區域管理 > 床位檢查是否可選到新類別。
使用前檢查清單
- 是否選對院舍與服務類型。
- 需要處理的是「床位狀態」、「空間結構」、「預訂資料」、「訂金流水」還是「床位分類」。
- 是否已先搜尋，避免重複建立預訂或類別。
- 是否涉及高風險操作，例如
快速入住、收款、取消預訂、刪除、重設為預設。 - 若只是查看，不要按
創建、保存、刪除、收款或重設類按鈕。
使用注意事項
床位管理是日常查看入口；床位區域管理是結構設定入口，兩者不要混用。預訂服務處理入住前個案；正式入住後的護理、醫療、藥物、財務作業應到對應模組。訂金收支總覽涉及金額紀錄，處理前應再次核對預訂編號、姓名和金額。院舍管理設定的床位類別會影響其他頁面選項，修改前先確認院內命名規則。- 若系統阻止刪除或轉按金，通常代表資料仍有關聯或流程未完成，不應嘗試繞過。
TIP
第一次使用時，先以「我要做什麼」來選入口：找人去 床位管理，建結構去 床位區域管理，入住前個案去 預訂服務，核對訂金去 訂金收支總覽，管理分類去 院舍管理設定。