院舍事件記錄

真實畫面示意

系統實際會進入 社工活動計劃 主頁，並切換到 院舍事件記錄 tab。

本頁用途

院舍事件記錄 是放在同一個活動主頁內的簡化事件工作台。
它不是一般 社工活動計劃 的完整審批流程，而是用來：

• 快速記錄院舍事件
• 補回時間、地點與內容
• 管理參與院友
• 處理出席記錄
• 列印事件報告

系統亦會把它標示成較簡化的 院舍事件記錄（免審批） 邏輯。

頂部內容

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 頂部內容 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

右上按鈕

停留在這個 tab 時，常見按鈕有：

• 新增院舍事件記錄
• 列印出席報告

搜尋區

本頁常見有搜尋欄，提示內容大致是：

• 搜尋事件名稱、地點、提議人或日期...

旁邊亦會配合：

• 清除搜尋
• 顯示目前篩選後共有幾條記錄

例如畫面會顯示類似：

• 顯示 X / Y 條

即是目前只展示符合搜尋條件的部分記錄。

主表格內容

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 主表格內容 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

表格常見欄位包括：

• 展開 / 收合
• 事件名稱
• 類型
• 時間
• 地點
• 狀態
• 操作

事件名稱

事件名稱下方通常會清楚標示這是一條：

• 院舍事件記錄

類型

會以 badge 顯示，例如：

• 院舍事件

狀態

這類記錄常見顯示為：

• 已記錄

這和 社工活動計劃 裏的審批 / 完結狀態完全不同。

操作

右哪一般會有：

• 詳情

展開列內容

按最左哪箭頭展開某條記錄後，常見會看到幾個重點區：

• 預計出席院友
• 實際出席
• 報名院友

展開區內可做的操作通常包括：

• 加人
• 全部出席

如果事件已結束，畫面還可能提示：

• 活動已結束，只可設定重複活動或列印報告，不可更改記錄

也就是說，本頁雖然流程簡化，但仍有明確的唯讀限制。

新增院舍事件記錄 會做什麼

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的「新增院舍事件記錄」面板欄位、免審批提示與參與院友設定。

按 新增院舍事件記錄 後，會開啟新增面板。
這個面板和一般活動計劃不同，它會明確提示這是：

• 院舍事件記錄（免審批）

對初接觸系統人士來說，這表示使用者建立後通常不需再走完整 提交審批 -> 批准 -> 完結報告審批 鏈。

Button / 展開區逐項說明

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 Button / 展開區逐項說明 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

新增院舍事件記錄

用途：建立免審批的院舍事件記錄。適合事件留底、簡化活動、演習或內部記錄。

列印出席報告

用途：打開列印面板，按範圍、狀態和欄位輸出事件出席報告。

搜尋欄

用途：搜尋事件名稱、地點、提議人或日期。搜尋後要留意 顯示 X / Y 條。

清除搜尋

用途：清空搜尋條件，恢復查看全部或目前篩選範圍。

展開 / 收合箭嘴

用途：打開事件參與區，查看 預計出席院友、實際出席、報名院友。

詳情

用途：查看事件完整內容。若要補參與人或出席，通常仍要回到展開區操作。

加人

用途：把院友加入事件參與名單。

全部出席

用途：快速把參與名單標記為出席。

WARNING

全部出席 會影響出席報告和活動統計理解。只有在名單內所有人確實出席時才使用；否則應逐位處理。

事件結束後唯讀提示

若畫面提示活動已結束，只可設定重複活動或列印報告，代表不應再修改記錄內容。若資料錯漏，應按院內流程處理。

列印院舍事件報告 會看到什麼

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的「列印院舍事件報告 會看到什麼」相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

按 列印出席報告 後，會打開列印面板。
常見設定包括：

• 列印範圍
• 狀態篩選
• 列印欄位

列印範圍

常見選項包括：

• 即將舉行
• 全部事件
• 日期範圍

狀態篩選

常見包括：

• 待進行
• 進行中
• 已完成
• 已取消

列印欄位

通常可按需要選擇是否列印：

• 類型
• 時間
• 地點
• 狀態
• 報名
• 出席
• 出席率

標準操作步驟

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 標準操作步驟 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

情境一：新增一條院舍事件記錄

1. 進入 社工活動計劃 > 院舍事件記錄。
2. 點擊右上角 新增院舍事件記錄。
3. 在新增面板填寫事件名稱、時間、地點和內容。
4. 確認這件事屬於簡化事件記錄，而不是需要完整審批的正式活動。
5. 儲存後，回到列表確認新記錄已出現。

情境二：查看事件詳情

1. 在表格中找到目標事件。
2. 點擊 詳情 或直接打開相應詳情入口。
3. 查看事件名稱、時間、地點、內容與參與者資料。
4. 如需要補人數或出席，返回表格展開列繼續處理。

情境三：展開事件並加入參與院友

1. 在列表左哪按箭頭展開事件。
2. 在展開區找到 報名院友。
3. 點 加人。
4. 把需要參與的院友加入。
5. 如活動已實際完成，可視情況使用 全部出席 快速標記。

情境四：列印院舍事件報告

1. 點擊 列印出席報告。
2. 選擇 列印範圍，例如 即將舉行、全部事件 或 日期範圍。
3. 再選 狀態篩選。
4. 勾選要顯示的欄位。
5. 確認後輸出報告。

本頁和 活動計劃 的分工

• 活動計劃：完整規劃、審批、執行、完成報告
• 院舍事件記錄：快速留底、簡化參與記錄、免完整審批

如果事情需要完整規劃與審批，多數應該去 活動計劃。
如果只是院舍事件、演習、簡化活動或紀錄性事項，多數本頁更合適。

最易誤解的位置

• 本頁不是獨立系統，而是同一個 社工活動計劃 主頁中的另一個 tab。
• 已記錄 不等於正式活動的完成審批狀態。
• 即使是簡化流程，仍然可以有參與名單和出席處理，不是只有一段備註。
• 事件結束後，部分操作會進入唯讀，不應等到太後才補名單。

使用注意事項

• 建議用客觀描述去寫事件內容，方便日後回查和列印。
• 如事件其實牽涉醫療、護理或風險跟進，應同步到相關模組補充正式紀錄。
• 列印前先確認使用者輸出的不是全院所有事件，而是當前真正需要的範圍。

TIP

如果使用者對一件事最主要的需求只是「留底 + 有參與名單 + 可列印」，而不需要完整活動審批流程，通常就應該選 院舍事件記錄。