院友帳戶

真實畫面示意

本頁用途

院友帳戶 是財務模組最核心的工作台。
如果 發票總覽 是由「發票」角度查看應收，院友帳戶 就是由「院友」角度查看整體帳務。

對初接觸系統人士，最易記的方法是：

• 想追某位院友還欠多少、有沒有待批收費、可不可以開票：先入 院友帳戶
• 想集中處理整批發票：再去 發票總覽

本頁分成兩層

第一層：院友卡片列表

先按區域 / 大樓 / 房間群組顯示院友卡。

第二層：賬戶總覽

點卡片後會進入單一院友的 賬戶總覽，真正做開票、收款、看待批與可開票項目，多數都在這層完成。

列表頁內容

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 列表頁內容 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

搜尋與篩選列

上方常見條件包括：

• 搜索院友姓名、編號或床位...
• 狀態：全部狀態 / 在院中 / 外宿中 / 待入住 / 已退院
• 全部區域

本頁亦會受全域院友選擇器影響。
如果系統已預先鎖定某位院友，本頁可能只剩一位，不代表資料壞掉。

群組標題

卡片通常不是一次全部平排，而會先按區域 / 大樓分組，例如：

• {區域} - {大樓}
• 未分配

每個群組旁還會有數量 badge。

院友卡片內容

每張卡片一般會顯示：

• 院友姓名
• 狀態 badge
• 編號
• 床位
• 按金戶
• 零用現金
• 欠款
• N 張未付發票 badge

其中狀態 badge 除了篩選下拉常見的幾種，畫面上亦可能看到：

• 已離世

所以不要以為篩選沒有 已離世，就代表卡片不會出現這個狀態。

點卡片後的 賬戶總覽 會看到什麼

進入 賬戶總覽 後，頁面通常分成幾個主要區塊。

頂部按鈕

上方常見有：

• 返回
• 錢包記錄
• 刷新

錢包記錄 會帶使用者去單一院友的錢包流水詳情，不是同一頁內的展開區。

摘要卡

常見會有 3 張重點卡：

• 院友資料卡
• 現有按金
• 零用現金
• 未付發票

其中：

• 現有按金 卡內通常可直接做 收取按金，或跳去 按金管理
• 零用現金 卡內通常可直接做 存入 / 提取，或跳去 零用現金管理
• 未付發票 卡會連同按金餘額、零用現金、可用資金 一起顯示

定期收費 橫列

頁面常會看到：

• 定期收費：
• 多個收費項目 chip
• 每月約 HK$...
• 管理

按 管理 後，會跳去 預置帳項設定 並自動帶上該院友。

待審批帳項

這區顯示仍未批准的收費。
常見會有：

• 表格列表
• 前往審批

如果需要整體處理該院友待批項目，這裡是最直接入口。

可開票帳項

這區是院友帳戶中最重要的工作區之一。
常見功能包括：

• 手動加入
• 扣減
• checkbox 勾選帳項
• 全部開票
• 選擇開票

這代表：

• 手動加上的帳項可直接進入可開票區
• 手動加的扣減項亦會在這裡一起整理
• 不是所有帳項都一定先經待審批

發票記錄

通常會有 tab：

• 全部
• 未付清
• 已付清
• 已取消

如有選中多張發票，常見還會出現批量操作列，例如：

• 批量付款
• 批量取消
• 取消選擇

常見對話框 / 面板

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 常見對話框 / 面板 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

在 賬戶總覽 內常見會開到的面板或對話框包括：

• 收取按金
• 存入零用現金
• 提取零用現金
• 手動加入帳項
• 加入扣減項目
• 編輯帳項
• 發票詳情面板
• 付款面板
• 發票列印預覽
• 確認批量付款
• 負數發票確認提示

Button / 面板逐項說明

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 Button / 面板逐項說明 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

錢包記錄

用途：跳到該院友的錢包流水，查看按金、零用現金、付款、退款等如何影響餘額。

收取按金

用途：從帳戶摘要快速建立按金收款。正式提交前要核對按金類型、金額、付款方式與收款日期。

存入 / 提取

用途：處理院友零用現金。提取 需要清楚用途和授權，不能當作一般付款捷徑。

前往審批

用途：跳到 待審批收費 處理該院友待批帳項。審批後才會進入後續可開票流程。

手動加入

用途：直接新增一筆可開票收費。適合補加不經 QR 審批的正式帳項。

扣減

用途：加入負向或扣減項目。使用前要清楚原因，例如折扣、調整、退款承接。

全部開票 / 選擇開票

用途：把可開票帳項轉成發票。全部開票 會處理目前可開票區所有項目；選擇開票 只處理勾選項目。

WARNING

開票前請逐項核對項目、數量、金額和扣減。發票建立後，後續通常要用付款、退款或取消流程處理，不應把開票當成可隨意試按的動作。

批量付款

用途：一次替多張發票記錄付款。提交前必須核對所選發票、付款方式、總額和可用資金。

批量取消

用途：取消多張發票。這是高風險操作，應確認發票未被付款、未被引用且有取消原因。

負數發票確認提示

用途：提醒目前開票結果不是一般正數收費。看到提示時，先回頭核對扣減項目，不要直接確認。

標準操作步驟

圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的 標準操作步驟 相關按鈕、篩選、表格或面板入口。

情境一：查某位院友目前欠款

1. 進入 財務管理 > 院友帳戶。
2. 用姓名、編號或床位搜尋目標院友。
3. 先看卡片上的 欠款 和 未付發票 badge。
4. 點卡片進入 賬戶總覽。
5. 在 發票記錄 切到 未付清。
6. 核對每張未付發票的結欠。

情境二：處理待批後進入可開票

1. 打開該院友的 賬戶總覽。
2. 先看 待審批帳項。
3. 如有需要整批處理，按 前往審批 去 待審批收費。
4. 審批完成後，回到帳戶頁。
5. 在 可開票帳項 區核對已批准項目。
6. 勾選需要開票的帳項。
7. 按 選擇開票 或 全部開票。

情境三：手動補加一筆可開票收費

1. 在 可開票帳項 區點 手動加入。
2. 選擇收費項目。
3. 輸入數量、金額、說明等資料。
4. 儲存後回到表格。
5. 確認該筆已出現在可開票區。
6. 再按正常流程開票。

情境四：替院友直接收款

1. 在 發票記錄 找到目標發票。
2. 打開發票詳情或付款入口。
3. 選擇付款方式，例如現金、支票、銀行轉帳、信用卡、零用現金或按金。
4. 確認金額後儲存。
5. 再去 付款記錄 檢查收據是否已產生。

情境五：用零用現金或按金快速處理

1. 先看上方 現有按金、零用現金 與 可用資金 是否足夠。
2. 如足夠，可在付款流程中選擇按金或零用現金。
3. 儲存後再核對：
4. 發票結欠有否減少
5. 對應戶口餘額有否扣減

情境六：進一步追查餘額變化

1. 在帳戶頁按 錢包記錄。
2. 進入單一院友錢包詳情。
3. 用流水核對每筆入賬 / 出賬如何影響整體餘額。

最易誤解的位置

• 列表頁叫 院友帳戶，但進內頁後標題通常會變成 賬戶總覽。
• 卡片上的 欠款 只適合快速看，真正對數仍要進內頁核對發票和餘額。
• 待審批帳項 和 可開票帳項 不是同一區。前者未批准，後者已可進入開票。
• 手動加入 的帳項可直接進可開票區，並不一定先走待審批。
• 按金戶、零用現金、欠款 是三個完全不同概念，不能互相替代理解。

使用注意事項

• 若使用者一進頁只見某位院友，先檢查是否已套用了全域院友篩選。
• 切換付款方式前，最好同步看發票狀態與可用資金，避免按金或零用現金不足。
• 若開票後出現負數發票提示，代表系統正在提醒使用者這不是一般正數收費情況，應先核對原因。

TIP

可把 院友帳戶 視作「某位院友的財務控制中心」：待批、可開票、已開票、按金、零用現金和錢包去向，大多都由本頁開始追最清楚。