Appearance
訂金收支總覽
真實畫面示意
本頁用途
訂金收支總覽 是預訂訂金的流水與對帳頁。可在這裡集中查看：
- 哪些預訂已收訂金
- 哪些仍然
未付款 - 哪些已
退款 - 哪些已
轉按金 - 哪些已列為
院舍收入
對初接觸系統人士來說，可以把這一頁理解成「預訂訂金的財務總覽」，而不是單純的預訂名單。
進入路徑
從左側 Menu 進入：
院舍管理 > 訂金收支總覽
使用者也可以在 預訂服務 頁面上方分頁切到 訂金收支總覽。
進入後請先確認需要做的是「查金流」而不是「改預訂資料」。如果要新增或編輯預訂人資料，應回到 預訂列表 或 預訂服務。
何時使用
- 每日或每週核對預訂訂金是否已收時
- 家屬詢問某筆預訂的訂金狀態時
- 預訂完成入住後，要確認是否已
轉按金時 - 預訂取消後，要確認是否已退款或已轉為院舍收入時
- 財務或主管要看整體訂金流入 / 流出與淨結餘時
以下情況通常不應只停留在這一頁：
- 要新增預訂資料時：請先到 預訂服務
- 要修改預訂人的基本資料時：請進入該筆預訂或院友資料頁
- 要直接做正式入住流程時：請從預訂或入住流程頁面進行
主要區塊與欄位
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
主要區塊與欄位相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
1. 上方分頁
頁面上方會有兩個分頁：
預訂列表訂金收支總覽
如果需要看的是每一筆預訂資料，去 預訂列表。 如果需要看的是與訂金有關的金流紀錄，留在 訂金收支總覽。
2. 統計卡
頁面上方會先顯示幾張重點統計卡：
總流入總流出淨結餘待收數已收款
這些卡片適合用來快速判斷目前整體訂金情況，例如：
- 本期一共收了多少
- 已經退了多少
- 目前還有多少金額留在系統中
- 還有幾筆未收款
3. 篩選區
在統計卡下方可使用：
全部狀態/ 訂金狀態篩選- 日期區間篩選
匯出
實際狀態選項包括：
全部狀態未付款已付款已退款已轉按金已轉院舍收入
如果只是想看某一類訂金，例如尚未收款的個案，可以直接從狀態篩選開始。
4. 交易流水表
表格欄位包括：
日期預訂編號姓名訂金狀態流入流出淨額備註操作
這裡顯示的不是單純預訂狀態，而是與訂金相關的交易結果。
可把欄位理解成：
流入：收進來多少訂金流出：退回去多少金額淨額：這筆最後仍保留多少金額
5. 訂金狀態標記
表格中的狀態會以標籤顯示，常見包括：
未付款已付款已退款已轉按金院舍收入
這些狀態會直接影響使用者下一步應該做什麼。
例如：
- 看到
未付款：可能需要執行收款 - 看到
已付款：可查看收據 - 看到
已轉按金：代表這筆已不再作為預訂訂金保留
6. 每列操作按鈕
每筆交易右側常見操作包括：
收款收據
依實際系統邏輯：
- 當該筆為
未付款且已設定訂金金額時，會顯示收款 - 當該筆已完成收款時，會顯示
收據
從程式邏輯來看，本頁也支援後續處理，例如：
轉按金- 匯出 CSV
- 列印收據
7. 收據內容
按 收據 後，系統會開啟訂金收據預覽 / 列印流程。收據內容通常包括：
- 預訂編號
- 預計入住日期
- 預留床位
- 服務類型
- 護理級別
- 預訂人姓名
- 聯絡人 / 保證人資料
- 訂金金額
- 收取日期
- 退款金額 / 日期（如有）
- 訂金狀態
- 備註
8. 轉按金邏輯
系統支援把預訂訂金轉入正式入住後的按金帳戶，但有一個重要前提：
- 必須已先辦理入住
若個案尚未入住，系統會阻止 轉按金，並提示需要先完成入住流程。
Button / Filter / Table 逐項說明
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
Button / Filter / Table 逐項說明相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
重新整理按鈕
位置：頁面右上角。
用途：重新載入最新訂金流水。當其他同事剛完成收款、退款、入住或轉按金後，可以先按重新整理再核對。
預訂列表
用途：返回預訂個案清單。當使用者發現問題不是金流，而是預訂資料本身，例如姓名、預計入住日期或預留床位錯誤，應回到這個分頁處理。
訂金收支總覽
用途：留在訂金流水頁。這裡用來查看交易狀態、流入、流出、淨額和收據。
全部狀態
圖中位置參考：請對照此截圖查看
全部狀態下拉內的未付款、已付款、已退款、已轉按金與已轉院舍收入等選項。
用途：按訂金狀態篩選流水。常見選項包括：
全部狀態未付款已付款已退款已轉按金已轉院舍收入
新用戶判斷方式：
| 狀態 | 意思 | 通常下一步 |
|---|---|---|
未付款 | 已有訂金要求，但未完成收款 | 跟進 收款 |
已付款 | 已完成收款 | 可查看 收據，入住後視需要轉按金 |
已退款 | 訂金已退回 | 核對退款紀錄與備註 |
已轉按金 | 已轉入正式入住後按金 | 去財務 / 按金相關頁核對 |
已轉院舍收入 / 院舍收入 | 已不再作預訂訂金保留 | 核對院內收入處理依據 |
日期篩選
用途：限制流水期間。常見用法：
- 每日對帳：只選當日。
- 月結核對：選整個月份。
- 查詢個案歷史：配合預訂編號或姓名查找。
匯出
用途：把目前篩選後的流水匯出。
按下前要確認：
- 狀態篩選是否正確。
- 日期範圍是否正確。
- 是否需要包含全部資料或只包含目前頁面 / 目前篩選結果。
WARNING
匯出資料通常包含姓名、預訂編號與金額。匯出後要按院內個資與財務資料規範保存。
收款
用途：為未付款訂金登記收款。
按下後通常會進入收款表單或彈窗。正式提交前要核對：
- 預訂編號
- 姓名
- 訂金金額
- 付款方式
- 收款日期
- 參考編號或備註
如果這筆資料不是需要處理的人，請立即取消，不要繼續填寫。
WARNING
收款 會產生金額紀錄。提交前請確認付款已實際收到、付款方式正確、收款日期正確，並按院內權限處理。
收據
圖中位置參考：請對照此截圖查看點擊
收據後開啟的訂金收據預覽與列印收據按鈕。
用途：查看或列印已收款紀錄。
按下後應核對：
- 預訂編號
- 預訂人姓名
- 訂金金額
- 收取日期
- 狀態是否已付款、已退款、已轉按金或院舍收入
- 備註是否解釋了轉出或退款原因
分頁按鈕
底部可能有 上一頁、頁碼、下一頁。如果記錄很多，請留意只是在看其中一頁，不代表全部流水都已核對完。
表格欄位新手讀法
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
表格欄位新手讀法相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
| 欄位 | 如何理解 |
|---|---|
日期 | 交易或狀態發生日期 |
預訂編號 | 用來回查原本預訂個案 |
姓名 | 預訂人士姓名 |
訂金狀態 | 目前這筆訂金的處理狀態 |
流入 | 收進來的金額 |
流出 | 退回、轉出或轉入其他帳戶的金額 |
淨額 | 這筆訂金最後仍保留在預訂訂金中的金額 |
備註 | 說明轉按金、收入或其他處理原因 |
操作 | 可執行 收款、收據 等後續動作 |
如果 流入 和 流出 同時有數字，不代表資料錯誤，可能代表已收款後又退款、轉按金或轉入院舍收入。請看 訂金狀態 與 備註 一起判斷。
高風險狀態處理提醒
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
高風險狀態處理提醒相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
未付款 變 已付款
通常需要執行 收款。這會產生財務紀錄，不能只憑口頭資料操作。要先確認付款已實際收到。
已付款 變 已轉按金
必須先完成正式入住。未入住前，不應把預訂訂金轉成正式按金。
已付款 變 已退款
退款涉及實際金流流出。操作前應確認退款原因、退款方式與負責人批准。
已付款 變 院舍收入
這代表訂金不再退回或保留作按金。操作前應確認院內政策、取消條款或相關授權。
標準操作步驟
圖中位置參考：請對照此截圖查看本節提到的
標準操作步驟相關按鈕、篩選、表格或面板入口。
情境一：先查看整體訂金情況
- 進入
院舍管理 > 訂金收支總覽。 - 先看上方統計卡，確認目前的
總流入、總流出、淨結餘。 - 留意
待收數與已收款的數量，了解目前哪些個案仍需跟進。 - 若只是做日常核對，先從統計卡建立整體概念，再往下看表格。
情境二：只查看某一類訂金狀態
- 打開
訂金狀態篩選。 - 選擇需要看的狀態，例如
未付款、已付款、已退款。 - 如需限制期間，再加上日期區間。
- 從過濾後的表格逐筆核對相關交易。
情境三：處理待收款的訂金
- 在列表中找出狀態為
未付款的交易。 - 確認該筆已設定訂金金額。
- 點擊右側
收款。 - 依畫面要求選擇付款方式，例如：
現金支票銀行轉帳
- 如有需要，補上參考編號或付款備註。
- 完成後提交，回到列表確認狀態已更新為
已付款。
情境四：查看或列印已收款收據
- 在列表中找到已完成收款的交易。
- 點擊
收據。 - 在預覽內容中核對：
- 預訂編號
- 預訂人姓名
- 訂金金額
- 收取日期
- 訂金狀態
- 若資料正確，再列印或留底。
情境五：匯出目前列表
- 先使用狀態或日期篩選，縮小到需要匯出的範圍。
- 點擊
匯出。 - 系統會輸出目前列表的 CSV。
- 匯出前請先確認篩選條件正確，避免把不需要的交易一起帶出。
情境六：入住後把訂金轉為按金
- 先確認該預訂已正式辦理入住。
- 先在
訂金收支總覽找到該筆預訂，確認目前狀態是否仍可轉按金；如果本頁沒有顯示轉按金操作，回到該筆預訂服務詳情或按院內指定的訂金處理入口跟進。 - 執行前核對預訂編號、院友姓名、已收訂金金額與正式入住後的按金帳戶。
- 按院內權限完成
轉按金。 - 成功後回到
訂金收支總覽核對該筆狀態是否已更新為已轉按金，並確認流出、淨額與備註是否合理。
情境七：核對單筆金流是否正確
- 在表格中找到目標預訂編號。
- 查看
流入、流出、淨額。 - 對照收據、家屬付款紀錄或內部金流紀錄。
- 若資料不一致，先不要自行更改，應按院內權限與流程處理。
常見情境
我只想知道還有哪些預訂未收訂金，怎樣最快？
直接把狀態篩選切到 未付款，就能快速看出尚未完成收款的訂金交易。
流入、流出、淨額 分別代表什麼？
流入：收進來的訂金流出：退款或轉出相關金額淨額：最後仍留存的金額
為什麼有些交易只有 收據，沒有 收款？
因為那筆交易已經完成收款，所以系統改提供 收據，而不是再次收款。
為什麼不能直接轉按金？
因為系統要求該預訂先完成入住。未入住的個案不能直接把預訂訂金轉成正式按金。
這一頁和 預訂列表 有什麼不同？
預訂列表：重點是處理預訂個案本身訂金收支總覽：重點是追蹤與訂金相關的交易紀錄
注意事項
- 這一頁屬於金額與收款紀錄頁，操作前應再次核對預訂對象與金額。
收款、退款、轉按金、院舍收入都屬於重要帳務動作，不應在未確認下直接操作。- 匯出前請先確認篩選條件，避免輸出過多或錯誤資料。
- 收據與匯出資料通常包含個資與金流資訊，列印與傳送前應遵守院內規範。
- 若出現金額與收據不一致，先交由有權限人員處理，不要自行猜測修改。
TIP
首次使用時本頁，建議先只做兩件事：先看統計卡，再用狀態篩選找出 未付款 或 已付款 的交易。先熟悉整體金流，再進一步處理單筆收款或收據，會最不容易出錯。